Que s’est-il passé ?
Un constructeur automobile créé il y a quelques années seulement s’est développé très rapidement.
La situation du marché s’est avérée différente de ce qui avait été prévu.
Et tout comme la situation du marché a évolué, l’entreprise a dû évoluer. L’organisation a dû être adaptée aux nouvelles exigences.
Suite à de nombreuses restructurations en peu de temps, le service CoP a perdu l’ensemble de son équipe. Comme la CoP (Conformité de la production) est une exigence légale et que des lacunes dans les preuves peuvent avoir des conséquences fatales - même plusieurs années, voire décennies plus tard - le responsable de la CoP nous a contactés pour nous demander de l’aide.
Pourquoi la CoP est-elle si importante ?
CoP - Comformity of Production ou en français - les procédures de conformité de la production sont exigées par la loi et sont une condition obligatoire pour pouvoir mettre en circulation des véhicules et des composants de véhicules.
La CoP doit garantir (quasiment en aval) que les produits de la production en série sont conformes à la norme approuvée.
Comment avons-nous pu aider ?
Tout a commencé par une analyse de la situation de départ. Celle-ci a révélé plusieurs points ouverts qui auraient pu constituer un risque sérieux pour l’entreprise. Plusieurs tâches ont alors été identifiées.
Notre 1ère priorité :
Nous avons évalué la planification CoP existante afin de déterminer si elle était adéquate et efficace. Comme il y avait des lacunes, nous avons complété l’évaluation avec la documentation existante issue de la procédure d’autorisation.
Sur cette base, nous avons créé un nouveau plan de contrôle CoP.
Notre deuxième priorité :
Toutes les caractéristiques approuvées d’un véhicule complet et de ses composants sont soumises à l’obligation d’être effectivement testées physiquement dans le cadre du CoP.
Comme le législateur n’a pas l’intention de répéter l’essai de type à intervalles réguliers, il est important de développer des procédures d’essai qui remplissent leur fonction tout en restant raisonnables en termes d’effort et de coût.
Nous avons créé des procédures pour la réalisation future des audits CoP, qui contiennent toutes les exigences de manière claire et compréhensible, de la préparation de l’audit à son évaluation et à la documentation, en passant par sa réalisation.
Notre troisième priorité :
Les tests CoP correspondants ont également dû être effectués. Dans le cadre de la CoP, le fabricant est libre de choisir les laboratoires qu’il souhaite utiliser.
a) évalue quels équipements d’essai et instruments de mesure sont disponibles et appropriés dans l’entreprise,
b) évalue quels contrôles peuvent être effectués par nous-mêmes ou par le personnel de notre client (voir à ce sujet le 4e point fort),
c) des laboratoires externes ont été sollicités et comparés.
La dernière étape a consisté à réaliser ou à accompagner toutes les mesures et à utiliser immédiatement les résultats des tests pour planifier la taille de l’échantillon et l’intervalle de test des prochains contrôles de la CoP.
Avec la remise des rapports CoP de l’année modèle maintenant terminée, nous avons également pu remettre la documentation complète à notre client.
Notre 4ème priorité :
Parallèlement aux 3 étapes décrites ci-dessus, nous avons aidé notre client à mettre en place une nouvelle équipe CoP et à qualifier les collègues pour leur travail. L’étape 3 a consisté en un mentorat afin de faciliter le démarrage des collègues.
Nos conseils
- Même si l’entreprise évolue, veillez à ce que les processus élémentaires ne soient pas bloqués.
- Formez et perfectionnez vos collaborateurs en permanence, notamment en vue d’éventuelles dispositions de remplacement.
- Faites appel à des experts ayant l’expérience requise !
- Même si vous n’avez qu’un manque temporaire de ressources (vacances, maladie) - faites appel directement à un soutien externe pour compenser directement l’absence.
Vous avez besoin d’experts pour vous aider ?
N’hésitez pas à nous contacter !
