O mandatário na legislação europeia de produtos

Aufgaben, Pflichten und Grenzen der Verantwortlichkeit

In europäischen Produktrecht nimmt der Bevollmächtigte eine bedeutende Stellung ein. Er fungiert als Schnittstelle zwischen dem Hersteller und den zuständigen Behörden und nimmt dabei Aufgaben wahr, die ihm im Rahmen eines spezifischen Mandats übertragen wurden.

In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage: Welche Aufgaben, Pflichten und Verantwortlichkeiten hat der Bevollmächtigte gemäß den europäischen Verordnungen, und wo liegen die Grenzen seiner Haftung gegenüber dem Hersteller?

Begriff und rechtliche Einordnung

Im Rahmen der europäischen Produktvorschriften ist der Begriff „Bevollmächtigter“ (oder „bevollmächtigter Vertreter“) spezifisch definiert. Gemäß Artikel 3 Nummer 12 der Verordnung (EU) 2019/1020 sowie Artikel 3 Nummer 9 der Verordnung (EU) 2023/988 handelt es sich dabei um eine in der EU niedergelassene natürliche oder juristische Person, die vom Hersteller beauftragt wurde, in dessen Namen bestimmte Aufgaben wahrzunehmen. Im Bereich der Fahrzeuge und Motoren definiert Artikel 3 Nummer 41 der Verordnung (EU) 2018/858 einen „Vertreter des Herstellers“ im Kontext der Typgenehmigung und Marktüberwachung. Im Wesentlichen beruht diese Rolle auf einem vom Hersteller erteilten Mandat. Die konkreten Verpflichtungen hängen von der jeweiligen Verordnung ab; die Benennung führt nicht automatisch dazu, dass sämtliche Pflichten, die dem Hersteller obliegen, auf den Bevollmächtigten übertragen werden.

Aufgaben und Pflichten

Die regulatorische Entwicklung der Europäischen Union hat die Rolle des Bevollmächtigten (oder autorisierte Vertreters) zunehmend aufgewertet, wodurch die dazugehörige Dokumentation zu einem wesentlichen Pfeiler für die Rückverfolgbarkeit und Sicherheit der auf dem Markt bereitgestellten Produkte geworden ist.

Zu den Hauptaufgaben des Bevollmächtigten gehören, neben den im Mandat definierten einzeln festgelegten Verpflichtungen, die administrativen Bereitstellung und Aufbewahrung der vom Hersteller erstellten technischen Unterlagen sowie der Konformitätserklärung innerhalb der EU. Die grundlegende Verpflichtung, diese Dokumente ordnungsgemäß zu erstellen und stets auf dem neuesten Stand zu halten, verbleibt hingegen zwingend beim Hersteller.

Das Mandat umfasst zudem die Pflicht, den Behörden Informationen in einer für diese verständlichen Form oder Sprache zur Verfügung zu stellen sowie bei bestehenden Risiken proaktiv mitzuwirken (wobei im Falle einer Nichterfüllung der Verpflichtung durch den Hersteller unter Umständen sogar die Pflicht besteht, das Mandat niederzulegen). Ausdrücklich ausgeschlossen ist hingegen die Übertragung grundlegender Aufgaben rein technischer oder struktureller Art, wie etwa die Produktentwicklung, Laborprüfungen oder die eigentliche Durchführung von Konformitätsbewertungsverfahren, für die die Hauptverantwortung ausnahmslos beim Hersteller verbleibt.

Wichtige Fristen in der Zusammenarbeit mit den Behörden

Gemäß den Verordnung (EU) 2019/1020 und 2023/988 (GPSR) unterscheiden sich die Fristen, innerhalb derer ein Bevollmächtigter auf ein „begründetes Verlangen“ der Aufsichtsbehörden reagieren muss, je nach Art der geforderten Maßnahme.

Während die EU-Konformitätserklärung „unverzüglich“ (d.h. sofort und ohne schuldhaftes Zögern) vorgelegt werden muss, ist der Zeitrahmen für die Übermittlung der technischen Unterlagen und der dazugehörigen Prüfberichte auf europäischer Ebene nicht einheitlich festgelegt.

Diese Frist wird von der Behörde im jeweiligen Einzelfall im Rahmen des Verlangens selbst bestimmt; dabei muss das Verlangen „begründet“ und verhältnismäßig sein und dem Wirtschaftsakteur einen angemessenen und realistischen Zeitraum einräumen, um die oft komplexen Unterlagen zusammenzustellen.

Was mögliche Sanktionen betrifft, so gewährleistet Artikel 18 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2019/1020, im Einklang mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit bei behördlichen Maßnahmen, dem Bevollmächtigten das Recht auf Anhörung. Die Behörde ist verpflichtet, eine Frist zur Abgabe von Stellungnahmen einzuräumen, die in der Regel nicht weniger als zehn Arbeitstage betragen darf; hiervon ausgenommen sind lediglich nachgewiesen Fälle äußerster und unaufschiebbarer Dringlichkeit aus Sicherheitsgründen.

Wer benötigt einen Bevollmächtigten?

Ein Hersteller mit Sitz außerhalb der Europäischen Union (Nicht-EU/EWR-Raum) ist verpflichtet, einen Bevollmächtigten zu benennen, sofern er über keinen eigenen Sitz in der EU verfügt und beabsichtigt, seine Produkte auf dem europäischen Markt in verkehr zu bringen.

Diese Verpflichtung ergibt sich aus den geltenden Rechtsvorschriften, insbesondere den Verordnung (EU) 2019/1020 (Marktüberwachung) und (EU) 2023/988 (GPSR), und betrifft sämtliche harmonisierten Produkte (wie elektronische Geräte oder Spielzeug) sowie den Automobilsektor (VO (EU) 2018/858) und Medizinprodukte.

Da Produkte ohne einen in der EU ansässigen verantwortlichen Wirtschaftsakteur werden importiert noch an europäische Endverbraucher verkauft werden dürfen, auch nicht über Online-Vertriebskanäle, fungiert der Bevollmächtigte als rechtlich unerlässliches Bindeglied zu den Zoll- und Marktüberwachungsbehörden.

Der Hersteller muss als Bevollmächtigten eine natürliche oder juristische Person benennen, die auch tatsächlich die Kompetenz besitzt die bereit gestellte Unterlagen zu verstehen und zu beurteilen und mögliche Folgen von Abweichungen zu bewerten.

Erlöschen der Bevollmächtigung

Die Beendigung einer Mandatsverhältnisses unterliegt dem Zusammenspiel von nationalem Zivilrecht und europäischen Verfahren der Marktüberwachung. Ein Mandat endet in der Regel durch Zeitablauf, einvernehmliche Aufhebung, einseitigen Widerruf seitens des Herstellers oder durch Niederlegung des Mandats seitens des Bevollmächtigten. Dies richtet sich nach den jeweils geltenden nationalen Rechtsvorschriften. Im Rahmen der europäischen Produktsicherheitsvorschriften (insbesondere Artikel 10 Absatz 4 der Verordnung (EU) 2023/988 GPSR) greift jedoch bei einer vorzeitigen Beendigung eine strenge öffentlich-rechtlich geprägte Meldepflicht: Sollte ein außerhalb der EU ansässiger Hersteller gegen seine Verpflichtungen verstoßen und wiederholt versäumen, die mit den Produkten verbundenen Risiken zu beseitigen, ist der Bevollmächtigte gesetzlich verpflichtet,das Mandat niederzulegen. Dieser Umstand löst die Verpflichtung aus, den Vorfall unverzüglich den zuständigen nationalen Marktüberwachungsbehörden sowie gegebenenfalls den beteiligten informierten Stellen zu melden.

Häufige Fragen zum Bevollmächtigten

Kann jeder Bevollmächtigter werden?

Grundsätzlich gibt es keine Vorgaben an die Person oder Stelle selbst. Die Rolle ist jedoch mit konkreten Pflichten verbunden und dafür müssen entsprechende Kompetenzen und Qualifikationen vorhanden sein.

Welche Alternativen gibt es?

Als Hersteller ausserhalb der EWR, kann man einen eigenen Sitz in der EU gründen oder einen Händler bzw. Importeur suchen, der die Produkte in der EU in Verkehr bringt und die Verantwortung für die Konformität und Sicherheit der Produkte übernimmt.

Welchen Zugriff braucht der Bevollmächtigte in Bezug auf die Dokumente?

Abhängig vom Produkt, muss der Bevollmächtigte uneingeschränkten Zugriff auf alle Dokumente haben, die mit der Konformität und Sicherheit der Produkte in Verbindung stehen.

Welche Pflichten hat der Hersteller?

Der Hersteller hat weiterhin alle entsprechenden Pflichten. Da er ausserhalb der EWR sitzt, ist dieser aber nicht einfach „greifbar“. Hier kommt die Rolle des Bevollmächtigten zum tragen.

Was passiert, wenn der Hersteller seine Pflichten verletzt?

Verletzt der Hersteller seine Pflichten, kann bzw. muss der Bevollmächtigte sein Mandat niederlegen. Dies muss an die Behörde gemeldet werden.