F-Gas-Portal: Ein praktischer Leitfaden für Unternehmen, Importe, HFKW-Quoten und den EU-Zoll

„Ein Unternehmen möchte ein Produkt in die EU importieren. Das Produkt enthält ein fluoriertes Treibhausgas. Neben der klassischen Zollanmeldung kommen plötzlich Fragen zu Registrierung, F-Gas-Portal, EORI, Quoten und Genehmigungen hinzu.“

Mit der Verordnung (EU) 2024/573 hat die Europäische Union die Kontrollmechanismen für die Einfuhr, Ausfuhr, das Inverkehrbringen und die Verwendung bestimmter fluorierter Gase verschärft. Für viele dieser Aktivitäten ist die Registrierung im F-Gas-Portal ein entscheidender Schritt.

Die Registrierung ist jedoch nicht der einzige zu beachtende Punkt. Je nach Geschäftsfeld müssen Unternehmen unter Umständen auch HFKW-Quoten, Genehmigungen, EORI-Daten und Zollbestimmungen berücksichtigen. Darüber hinaus ist das F-Gas-Portal über EU CSW-CERTEX mit den EU-Zollsystemen verbunden, sodass die Zollbehörden relevante Informationen bei Import- und Exportvorgängen überprüfen können.

Was ist das F-Gas-Portal?

Das F-Gas-Portal ist die offizielle Plattform der Europäischen Kommission, über die verschiedene Verpflichtungen im Zusammenhang mit fluorierten Treibhausgasen (F-Gasen) verwaltet werden. Das Portal ist besonders wichtig geworden für Unternehmen, die fluorierte Gase sowie Produkte oder Geräte, die diese enthalten, herstellen, einführen, ausführen oder vermarkten.

Der maßgeblich Gesetzliche Grundlage ist heute die Verordnung (EU) 2024/573, die die vorherige Verordnung (EU) Nr. 517/2014 ersetzt hat. Artikel 20 regelt ausdrücklich das F-Gas-Portal und legt unter anderem die Registrierungspflicht für bestimmte Tätigkeiten die Einfuhr, Ausfuhr, Quotenverwaltung und Berichtigungspflicht fest.

Für wen gilt die Pflicht zur Registrierung?

Artikel 20 Absatz 4 der Verordnung (EU) 2024/573 verpflichtet Unternehmen, sich vor der Durchführung bestimmter Tätigkeiten im F-Gas-Portal zu registrieren. Diese Tätigkeiten umfassen insbesondere: die Einfuhr oder Ausfuhr von fluorierten Gasen sowie bestimmter Produkte und Ausrüstungen, die diese enthalten; den Erwerb einer Quote für das Inverkehrbringen von HFKW; die Übertragung oder Annahme von Quoten; die Erteilung oder Annahme von Genehmigungen zur Nutzung von Quoten; bestimmte meldepflichtige Tätigkeiten.

Was sind HFCs – und warum geht es um CO₂-Äquivalente?

HFKW steht für Fluorkohlenwasserstoffe, auch bekannt als Hydrofluorkohlenwasserstoffe (HFKW). Diese fluorierten Treibhausgase werden oder wurden in Kälte- und Klimaanlagen, Wärmepumpen und verschiedenen anderen technischen Anwendungen eingesetzt. Ihre Bedeutung in der europäischen Gesetzgebung ergibt sich aus ihrem Treibhauspotenzial (GWP). Dieser Wert beschreibt das Treibhauspotenzial eines Gases im Verhältnis zu CO₂, wobei CO₂ einen GWP-Wert von 1 als Referenzwert hat. Vereinfacht ausgedrückt bedeutet dies, dass ein Kilogramm HFKW mit einem GWP von 1.000 ein Treibhauspotenzial von 1.000 hat. Die verfügbaren Mengen werden nicht einfach in Kilogramm gemessen, sondern basieren auf ihrem CO₂-Äquivalent, das 1.000 kg CO₂ entspricht. Diese Menge wird als CO₂-Äquivalent (CO₂e) bezeichnet. Warum ist das für Unternehmen relevant? Die HFKW-Regulierung konzentriert sich daher nicht allein auf die Menge des importierten oder in Verkehr gebrachten Gases in Kilogramm. Häufig ist auch das Treibhausgasemissionspotenzial dieser Menge ein entscheidender Faktor.

Hauptzwecke des Portals

Das Portal hat verschiedene Funktionen. Die Europäische Kommission beschreibt es als das zentrale System für die Verwaltung des HFC – Quotensystems, der Anforderungen an Ein- und Ausfuhrlizenz sowie der Berichtspflichten. Konkret können über das F-Gas Portal je nach Tätigkeit des Unternehmens verwaltet werden:

• die Registrierung der Unternehmen, die an den durch die Verordnung geregelten Tätigkeiten beteiligt sind
• die Verfahren im Zusammenhang mit der Ein- und Ausfuhr von F-Gasen;
• die Informationen zu den HFC-Quoten;
• die Quotenübertragungen;
• die Genehmigungen zur Nutzung der Quoten;
• bestimmte Berichtspflichten;
• die Daten zu den Produktionsrechten, soweit anwendbar;
• die Informationen, die von den zuständigen Behörden und den Zollbehörden für die Kontrollen verwendet werden.

Es ist jedoch wichtig, eine Unterscheidung zu treffen: Das F-Gas-Portal ist keine Handelsplattform zum Kaufen und Verkaufen von Quoten. Die Kommission bezeichnet es ausdrücklich als Verwaltungssystem und nicht als Marktplatz. Die Vorgänge im Zusammenhang mit Übertragung und Genehmigungen werden hingegen im Portal erfasst.

Wann ist die Registrierung im F-Gas Portal verpflichtet?

Artikel 20 Absatz 4 der Verordnung (EU) 2024/573 legt fest, dass ein Unternehmen über eine gültige Registrierung im F-Gas-Portal verfügen muss, bevor es bestimmte Tätigkeiten ausübt. Zu den wichtigsten gehört die Ein- und Ausfuhr: Die Registrierung ist für die Einfuhr oder Ausfuhr von fluorierten Gasen sowie von Produkten und Geräten, die diese enthalten, erforderlich, mit Ausnahme der vorübergehenden Verwahrung. Zur Regelung der HFC-Quoten ist die Registrierung erforderlich, um eine Quotenzuweisung für das Inverkehrbringen von HFC zu erhalten sowie Quotenübertragungen und Genehmigungen zur Nutzung der Quoten vorzunehmen oder zu erhalten. Auch für die Lieferung oder Entgegennahme von HFC gilt die Registrierungspflicht, da Artikel 20 bestimmte Tätigkeiten der Lieferung und Entgegennahme von HFC für die im Regelwerk ausdrücklich genannten Zwecke umfasst. Darüber hinaus ist die Registrierung für Tätigkeiten erforderlich, die den in Artikel 26 vorgesehenen Mitteilungspflichten unterliegen. Schließlich betrifft das Erfordernis auch bestimmte Tätigkeiten im Zusammenhang mit Produktionsrechten sowie die Überprüfung der Berichte durch die zuständigen Stellen.

F-Gas-Portal und Zoll: Die Verbindung mit EU CSW-CERTEX

Die Registrierung im F-Gas -Portal ist eng mit den Zollverfahren verknüpft. Das System ist in die EU-Zollplattform „Single Window Environment for Customs“ (EU CSW-CERTEX) integriert, die den elektronische Informationsaustausch zwischen dem F-Gas-Portal und den Zollbehörden der Mitgliedstaaten ermöglicht. Dadurch kann der Zoll die Registrierungsdaten des Betreibers bei Import- oder Exportvorgängen automatisch überprüfen.

Die Verknüpfung der beiden Systeme ermöglicht digitale Prüfungen und macht die separate Verwaltung aller Informationen zwischen Unternehmen und Zollbehörden überflüssig. Die Registrierung im F-Gas-Portal dient zudem als gemäß Art. 20 Abs. 4 der Verordnung erforderliche Genehmigung für Importe und Exporte, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Für das Unternehmen bedeutet dies, dass die Registrierung im F-Gas-Portal zum Zeitpunkt der Zollabfertigung gültig sein muss.

Braucht unsere Unternehmen überhaupt eine HFC-Quote?

Eine der ersten Fragen für Unternehmen, die HFKW importieren oder damit handeln, ist, ob neben der Registrierung im F-Gas-Portal auch eine HFKW-Quote erforderlich ist.

Eine Registrierung im F-Gas Portal und eine HFC-Quote sind dabei nicht dasselbe: Die Registrierung ist eine Voraussetzung für verschiedene Tätigkeiten, während die Quote insbesondere das Inverkehrbringen von HFCs betrifft. Das Quotensystem ist an den Artikeln 17 und 21 der Verordnung (EU) 2024/573 geregelt.

Die Notwendigkeit einer Quote hängt von der Art des Produkts und dem jeweiligen Unternehmen ab. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen als Flüssiggas importierten HFKW und bereits mit HFC vorbefüllten Anlagen. Im letzteren Fall kann je nach Situation eine Genehmigung zur Nutzung einer Quote eines anderen Betreibers erforderlich sein. Ein Unternehmen kann über eine eigene Quote verfügen oder eine übertragene Quote bzw. eine Genehmigung eines anderen Quoteninhabers nutzen. Das F-Gas-Portal bietet zudem eine Vermittlungsfunktion, mit der interessierte Unternehmen verfügbare Quoteninhaber finden und kontaktieren können.

Unternehmen außerhalb der EU: der Bevollmächtigte

Unternehmen mit Sitz ausßerhablb der EU können sich nicht direkt im F-Gas-Portal registrieren. Sie müssen einen „only representative“ (alleinigen Bevollmächtigter) benennen. Dieser muss in der EU ansässig sein und die volle Verantwortung für die Einhaltung der F-Gas Verordnung und der Anforderungen von Titel II der REACH-Verordnung übernehmen. Der alleinige Bevollmächtigter muss seinen Sitz in der EU haben, die volle Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften tragen, bei Nichteinhaltung durch das vertretene Unternehmen für Strafen halten, seine Unternehmensdaten und seine Umsatzsteuer- Identifikationsnummer angeben, einen Kundenbetreuer benennen und das Formula zur finanziellen Identifizierung ausfüllen.

Der alleinige Bevollmächtigter ist kein bloßer Vermittler. Die Europäische Kommission stellt klar, dass die Registrierung im Portal keine Garantie dafür ist, dass registrierte Unternehmen ihre vertraglichen Verpflichtungen aus Vereinbarungen zwischen Privatpersonen erfüllen. Daher ist es ratsam, bei Verkäufen von Quoten oder Genehmigungen die gebotene Sorgfalt walten zu lassen. Sowohl der alleinige Bevollmächtigter als auch das vertretene Unternehmen müssen das Registrierungsformular unterzeichnen. Der Alleinvertreter ist außerdem verpflichtet, die Informationen über das vertretene Unternehmen stets aktuell zu halten.

F-Gas und ozonoschädigende Stoff: zwei unterschiedliche Regelung

Die Verordnung (EU) 2024/573 regelt fluorierte Treibhausgase wie HFKW, HFO, PFC, SF₆ und NF₃ auf Grundlage ihres Treibhauspotenzials (GWP). Die Verordnung (EU) 2024/590 regelt ozonschädigende Stoffe wie FCKW, Halone und Methylbromid auf Grundlage ihres ozonschädigenden Potenzials (ODP). Der Negativcode für F-Gase ist Y160, der für ozonschädigende Stoffe Y792. Beide Verordnungen wurden am 20. Februar 2024 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.

Der Code Y60 zeigt an, dass das Produkt nicht unter die Verordnung (EU) 2024/573 (F-Gas-Regelung) fällt. Der Code Y792 zeigt an, dass das Produkt nicht unter die Verordnung (EU) 2024/590 (ODS-Regelung) fällt. In Italien sieht Artikel 4 des Durchführungsgesetzes vor, dass die unrechtmäßige Herstellung, das Inverkehrbringen, die Einfuhr, Ausfuhr, Verwendung oder Freisetzung von ozonschädigenden Stoffen mit einer Freiheitsstrafe von zwei bis fünf Jahren und einer Geldstrafen von 10’000.- bis 80’000.- Euro gehandelt wird.

Die beiden Verordnungen verfolgen unterschiedliche Umweltziele. Die F-Gas-Verordnung zielt auf die Reduzierung der Emissionen fluorierter Gase ab. Die ODS-Verordnung zielt auf die dauerhafte Beseitigung der Restverwendung ozonschädigender Stoffe ab. Diese Trennung spiegelt die unterschiedliche chemische und umweltbezogene Natur der Stoffe wider. Ein Produkt kann sowohl F-Gases als auch ozonschädigende Substanzen (ODS) enthalten. In diesem Fall gelten beide Regelungen kumulativ.

Das F-Gas Portal ist ein Beispiel für die wachsende Komplexität der Vorschriften in der EU. Kleine und mittelständische Unternehmen kommen hier kaum noch um externe Experten herum, für die diese Themen Alltag sind.

Häufige Fragen zum F-Gas-Portal

Ist die Registrierung verpflichtend

Ja, wenn Ihre Produkte unter die entsprechenden Regelungen fallen, müssen Sie sich im Portal registrieren.

Was mache ich, wenn mein Unternehmen keinen Sitz in der EU hat?

In dem Fall benötigen Sie zwingend einen Bevollmächtigten. Aber Achtung! Es reicht nicht, wenn jemand seinen Namen für die Unterschrift hergibt. Der Bevollmächtigte ist sehr umfangreiche in der Haftung!

Was passiert, wenn ich keine Registrieung habe?

Das System ist eng vernetzt mit den Systemen vom Zoll (EU CSW-CERTEX). Früher oder später wird die fehlende Registrierung auffallen.

Gibt es Alternativen?

Wenn es für Sie und IHr Produkt machbar ist, können Sie das Produkt ohne das Gas ein- oder ausführen und im Zielland befüllen. Das kommt aber immer auf den Einzelfall an. Nicht immer ist es die bessere und einfachere Methode.